Electronic registration of correspondence
If your secretariat maintains paper records of correspondence or uses a spreadsheet for this purpose, it is time you discovered the considerable benefits that are inherent to our solution. If your company uses a multi-divisional structure, then our dedicated solution is just what you need! Secretariats will be able to keep local or common registries – always available to all authorized and interested personnel.
Use this product, which saves all incoming and outgoing correspondence from the company, and properly classifies and describes the correspondence before notifying the concerned employees about this fact.
In addition, if you want your letter to be decreed by a member of the Directorate, and performed within a given command period by their subordinates – a simple and intuitive workflow will provide you with the comfort of having such a functionality. All the original documents will be put in the place indicated by the system, which thanks to this functionality (Physical Archive) and barcode system, finding the original will be simple.
Benefits:
- Safe and permanent record of all correspondence in the DMS repository system
- Instant access to reports of incoming and outgoing correspondence
- Save documents in a logical place in document trees repositories
- Connect correspondence in relationships with other documents or folders
- A graphical presentation of the structure of a physical archive with online information, where the contents have individual filing cabinets of paper documents
- ułatwiony wyczerpujący opis korespondencji dzięki słownikom: – typów dokumentów i właściwym dla tych typów zbiorów pól opisowych (metadanych) – kontrahentów w celu ułatwienia adresowania (możliwa integracja z zewnętrznymi rejestrami klientów)
Produkt zawiera:
- mechanizmy automatycznej numeracji dokumentów
- automatyczny zapis w metadanych dokumentu kto, kiedy zlecił wysyłkę
- automatyczny zapis w metadanych dokumentu kto, kiedy otrzymał korespondencję do dekretacji, kto i kiedy wykonał polecenie wynikające z dekretacji
- możliwość archiwizacji korespondencji otrzymywanej i wysyłanej za pomocą poczty elektronicznej
- wydruk dziennika korespondencji [yt_list_style_item]raport korespondencji poleconej wychodzącej w układzie Poczty Polskiej [/yt_list_style_item]
- funkcjonalność sterowania archiwizacją fizyczną dokumentów
- system generowania i drukowania kodów kreskowych
- system odczytu kodów kreskowych poczty polskiej
- możliwość rozbudowy o mechanizmy korespondencji seryjnej, obliczania opłat pocztowych, prowadzenia rejestru podpisania odbioru
Kto skorzysta:
- Sekretariat
- Kancelaria
- Biuro podawcze
